Kai visi buvome biure, daugelis iš mūsų buvo prisijungę prie biuro tinklo. Mums nereikėjo daug galvoti apie dalijimąsi failais. Tačiau dabar, kai esame pasklidę visame kraštovaizdyje, norint saugiai dalytis svarbiais failais, gali prireikti kruopštaus planavimo. Štai kodėl norėsite naudoti galingas dalijimosi failais paslaugas, kad saugiai bendrintumėte neskelbtinus failus, kad galėtumėte geriau bendradarbiauti, kad ir kur dirbtumėte.

Galbūt lengviausias būdas bendrinti failą yra pridėti dokumentą prie el. laiško, „Slack“ ar kito momentinio pranešimo. Bet kuriuo atveju tai kelia problemų keliose srityse. Jei labai priklausote nuo el. pašto ar žinučių siuntimo sistemos, prastai suarchyvuoti failai gali tapti prieinami įkyriems įsilaužėliams, naudojantiems sukčiavimo jaukus. Jei tokiu būdu dalinsitės tradiciniais dokumentais, greitai galite žaisti žaidimą „kas turi naujausią versiją“. Sunku sekti atnaujinimus, kai keli žmonės dirba su tuo pačiu dokumentu, skaičiuokle ar pristatymu.

Nors integruoti bendradarbiavimo įrankiai, pvz., „Google Workspace“ ar „Microsoft OneDrive“ (arba lygiaverčiai, atsižvelgiant į jūsų el. pašto tapatybę), gali išspręsti versijos valdymo problemą (ir gali būti vienintelė galimybė, jei jūsų įmonė to reikalauja), tai gali tapti sudėtinga, kai tik jūsų komanda išsiplės. jūsų biuro patalpa.. Galite netyčia bendrinti dokumentą su žmonėmis, kurie jo neturėtų matyti, arba neleisti kam nors prie jo prieiti. Kuo sudėtingesnis bendrinimo režimas, tuo didesnė tikimybė, kad įvyks klaida, kai pasaulis (o gal šeimos nariai) galės pasiekti jūsų failus. Visi esame matę naujienų, kai duomenų bazė ar dokumentų rinkinys pateko į netinkamas rankas, nes kažkas nesugebėjo pritaikyti tinkamos apsaugos. Kai kurios įmonės nerizikuotų: su vienu iš savo klientų turėjau gauti naują el. pašto adresą jų domene, kad galėčiau bendrinti savo „Google“ dokumentus.

Be „Google Workspace“ ir „OneDrive“, yra daugiau nei tuzinas skirtingų asmeninių failų bendrinimo paslaugų teikėjų, įskaitant „Dropbox“, „Box“ ir „Apple“ „iCloud“. Daugelis jų yra nemokami arba beveik skirti minimaliam naudojimui. Bet jei svarstote apie šias paslaugas, visi jūsų rato nariai turėtų dalyvauti Naudokite dviejų veiksnių autentifikavimą (pvz., Authy) Norėdami jį pasiekti, ne tik vartotojo vardą ir slaptažodį. Tačiau jie dažnai yra antrosios pakopos, kai kalbama apie vartotojo patirtį (Dropbox bendradarbiavimo funkcijos gali kelti painiavą, „iCloud“ ir „Windows“ santykiai yra sudėtingi, o „Box“ failų peržiūros funkcija neatlieka puikaus darbo). Tai patogu dalytis ar bendrinti failus iš karto savo įrenginiuose, tačiau tai nėra mano mėgstamiausias sprendimas.

Vietoj to turėtumėte apsvarstyti įmonės lygio debesyje pagrįstą dalijimosi failais paslaugą – paslaugą, kuri prideda daugiau apsaugos lygių šifruodama jūsų duomenis ir turi tikslią prieigos kontrolę. „Egnyte“, „SecureDocs“, „ShareFile“ ir „SugarSync“ yra tik kelios populiaresnės paslaugos; Pateikiame diagramą su apytiksliu palyginimu, kiek jie kainuoja ir ką jie siūlo norint pradėti:

Nesvarbu, kurią parinktį pasirinksite, štai ko turėtumėte ieškoti ieškodami saugios failų bendrinimo paslaugos:

• Automatinis failų sinchronizavimas Visiems naudotojams visuose įrenginiuose, įskaitant integraciją su Windows Explorer ir MacOS Finder, kad galėtumėte naršyti bendrinamus katalogus ir išsaugoti vietines kopijas, kad galėtumėte greitai pasiekti.
• „Android“, „iOS“ ir žiniatinklio klientų aptarnavimas Jei norite naršyti bendrinamus katalogus ir aplankus kelyje.
• Visiškas šifravimas. Jei kas nors gali atsisiųsti jūsų failus be jūsų prisijungimo, jie negalės su jais nieko daryti. „ShareFile“ taip pat turi „Outlook“ papildinį, kuris užšifruoja jūsų failus kaip papildomą funkciją.
• Papildoma prisijungimo sauga. „SecureDocs“ pagal numatytuosius nustatymus reikalauja papildomo autentifikavimo visiems prisijungimams, o kiti, kuriuos paminėjau, turi galimybę. Tai nustatyti taip paprasta, kaip nuskaityti QR kodą išmaniojo telefono programėlėje, kaip parodyta toliau:

• Viešo bendrinimo parinktis lengva išjungti, arba netyčia apsunkina viešo bendrinimo pasirinkimą.
• Pritaikomi leidimai ir prieigos teisės Kad įsitikintumėte, jog reikiami žmonės dalijasi reikiamais failų rinkiniais. Pavyzdžiui, „Egnyte“ turi keletą valdiklių, leidžiančių pridėti slaptažodį prie failo ir leisti arba išjungti atsisiuntimus ir pranešimus, kaip matote toliau esančioje ekrano kopijoje:

• peržiūros keliai Norėdami sužinoti ir ištaisyti, kai kas nors netyčia bendrina failą su visu internetu, arba galite greitai pašalinti bendrinamą failą, jei jo nebereikia.

Daugelis šių produktų turi nemokamos bandomosios versijos (iš tų, kuriuos paminėjau aukščiau, visiems, išskyrus „SugarSync“, nereikia jokios mokėjimo informacijos), ir jūs galite naudoti šiuos laikotarpius, kad juos įvertintumėte. Užduodami sau šie klausimai turėtų padėti pasirinkti:

• Ar reguliariai dalijatės labai dideliais failaisMėgstate vaizdo įrašus ar iliustruotus „PowerPoint“ dokumentus? Kai kurios paslaugos nustato apribojimus atskiriems failams; Pavyzdžiui, „SugarSync“ turi žiniatinklio kliento įkėlimo dydžio apribojimą.
• Kokie kiti programinės įrangos įrankiai veikia su failų bendrinimo paslauga? Kai kurie (pvz., „Egnyte“) integruojami su „Salesforce“, „Google Workspace“ ir „Slack“, todėl failų bendrinimas yra lengviau naudojamas kaip įprasta darbo eigos dalis. Patikrinkite smulkiu šriftu, jei tai jums svarbu.
• Ar jums reikia kambario? Kai kurios paslaugos siūlo bendrą „duomenų kambarį“, kuris gali būti bendro tinklo failų serverio debesies atitikmuo. „ShareFile“ ir „SecureDocs“ suteikia neribotą erdvę bendriems kambariams. Kiti, pavyzdžiui, „Egnyte“, uždengia patalpą 1 TB, o tai vis tiek yra pakankamai vietos, jei nesate vaizdo įrašų gamintojas.
• Kokių dar specializuotų paslaugų reikia? Kai kurios paslaugos integruojamos su elektroninio parašo programomis (ShareFile veikia su Citrix RightSignature) ir leidžia atlikti pasirinktines darbo eigas (pvz., dokumentų patvirtinimą) ir kitas užduotis, kurios gali sutaupyti realaus laiko įmonės aplinkoje.

Norint naudoti bet kokią įmonės dalijimosi paslaugą, reikės atlikti tam tikrus pakeitimus, bet manau, kad verta pasistengti dėl papildomos ramybės, geresnio saugumo ir bendradarbiavimo funkcijų.